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Outsourcing – der moderne Service zur Entlastung von Geschäftsbüros

 Ärger mit dem Papierkram? Besonders in kleineren und mittleren Betrieben werden Geschäftsführer und Fachleute durch Verwaltungsaufgaben oft vom Kerngeschäft abgehalten.

Solche Mehrfachbelastungen stellen nicht nur Stressfaktoren für den Betreffenden dar, sondern bergen auch einige Risiken in sich. Zum einen ist die Qualität der betrieblichen Leistung gefährdet, zum anderen können Fehler in der Verwaltung schwere Folgen nach sich ziehen. So etwa unerwartete Nachzahlungen beim Finanzamt oder arbeitsgerichtliche Auseinandersetzungen. Moderne Unternehmensforscher haben heraus gefunden, dass Fachkräfte, die gelernt haben, nicht alles selbst zu machen, beruflich am erfolgreichsten sind. Dabei geht es natürlich nicht darum, die Arbeit auf andere Mitarbeiter abzuwälzen. Jede Arbeit hat ihren Preis. Auf dieser Grundlage arbeiten Outsourcing-Dienstleister, die ihren Kunden eine professionelle Sachbearbeitung zu festen Konditionen anbieten.

Factoring bzw. externes Forderungsmanagement

Beim Factoring fließen Bearbeitungsservice und Finanzdienstleistung zusammen. Unternehmer verkaufen ihre offenen Forderungen als Gesamtpaket an eine Factoring-Firma. Dafür erhalten sie bis zu 90 % der Forderungssumme im Sofort-Ausgleich. Das Factoring-Institut oder der Factor überwacht ab jetzt den Zahlungsrücklauf und übernimmt in Säumnisfällen das Forderungsmanagement. Sofern alle Rechnungen gezahlt wurden, erhält der Factor-Kunde die Restsumme, abzüglich der Zinsen und der vertraglich festgelegten Factoring-Gebühren.

Der eindeutige Vorteil des Factorings ist der schnelle und planbare Zahlungsrücklauf für den Betrieb zum einen und zum anderen die völlige Entlastung von Zahlungserinnerungs- und Mahnverfahren.

Um einen Factor beauftragen zu können, muss ein Unternehmen meist bestimmte Bedingungen erfüllen. So muss es sich um wiederholte, marktübliche Leistungen an langfristige Kunden handeln. Die Rechnungssummen sollten nicht unter 250 € liegen. Außerdem werden die Kunden vor Vertragsabschluss auf Bonität geprüft.

Fakten und Argumente für und gegen Factoring finden Sie auf Impulse-Online:
http://www.impulse.de

Auch Inkasso-Büros übernehmen das Forderungsmanagement häufig schon, bevor es zum Zahlungsverzug kommt. Viele bieten neben dem gerichtlichen Mahnvorgehen auch die allgemeine Kontrolle des Rechnungsrücklaufs sowie die Einleitung vorgerichtlicher Mahnverfahren an.

Externe Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung in Laienhände zu geben, gehört zu den riskantesten Verwaltungsentscheidungen. Arbeitgeber tragen gegenüber ihren Angestellten eine hohe Verantwortung, die in der Gestaltung von Lohn, Urlaubs- und Krankengeld zum Tragen kommt. Eine falsche Bearbeitung kann nicht nur finanzielle sondern sogar strafrechtliche Folgen haben.

Das Outsourcing an ein Lohnbüro hat deshalb viele Vorteile :

Externe Geschäftsbuchhaltung

Geschäftsführer die sich einen eigenen Account-Manager nicht leisten können, haben eine Alternative, um den gesamten „Verwaltungskram“ abzugeben. Buchhaltungsbüros übernehmen die gesamte Buchhaltung eines Geschäftsbetriebes, darunter die Verwaltung der Betriebsausgaben, Betreibseinnahmen und die Lohnbuchhaltung.

Ein besonderer Umstand der externen Buchhaltung ist es, dass ein Unternehmer in regelmäßigen Abständen seine Belege abgeben muss und zeitweilig keine Einsicht in seine eigenen Geschäftsbücher hat.

Einen neuen Trend bietet hier der Service der Online-Buchhaltung . Alles, was man dafür braucht, ist ein Scanner und ein E.mail-Anschluss. Der Online-Buchhalter bearbeitet die gescannten Belege in einer Datei, die dem Kunden über ein Verschlüsselungssystem online zugänglich ist. Für die Aufbewahrung der Originalbelege bleibt der Unternehmer selbst verantwortlich. Der große Vorteil der Online-Buchhaltung ist, dass die eigenen Geschäftsbücher jederzeit eingesehen werden können.

Hier ein Bericht über diesen modernen Buchhaltungsservice:
http://openpr.de/news


Externer Büroservice

Für manchen Geschäftsführer oder Office-Manager beginnt der Stress schon beim ersten Blick auf den Schreibtisch. Dokumentenberge, überquellende Ablageschalen und ein Aktenschrank, in dem man nichts findet, sind der Alptraum jedes Büroarbeiters. Doch wie schnell kann es dazu kommen. Denn häufig verdrängen dringende Tagesgeschäfte die guten Vorsätze zum Aufräumen. Dabei müsste man es gar nicht selber machen. Mobile Bürodienste schicken ihre „Office-Feen“ auch zum In-House -Einsatz. Sie erledigen nicht nur umfangreiche Schreib- oder Sekretariatsarbeiten vor Ort, sondern kümmern sich auch um die Archivierung. Echte Profis hinterlassen den Einsatzort mit einem durchschaubaren System, das dem Kunden auch in Zukunft das Aufräumen erleichtert. Manche Service-Unternehmen haben auch Out-House-Angebote. So kann man im Haus des Service-Unternehmens professionell betreute Konferenzen organisieren lassen. Falls gewünscht, erledigt der Büro-Service auch den gesamten Organisationsaufwand zur Vorbereitung. (Terminabsprachen, Informationsweitergaben etc.)

Für die langfristige Arbeitserleichterung übernehmen moderne Büroservice-Unternehmen wiederkehrende Aufgaben . So können Sie etwa die Pflege Ihrer Adressdatei abgeben oder einen Service beauftragen, der sich um das Versenden von Newslettern oder Grußkarten zu den Feiertagen kümmert.

Outsourcing-Vertrag


Ein Outsourcing-Verhältnis wird in der Regel vertraglich festgelegt. Anders als eine fertige Ware oder eine handelsübliche Leistung handelt es sich beim Outsourcing um eine unternehmensspezifische Bündelung von Aufgaben.

Ein Outsourcing-Vertrag ist an keine Formen gebunden. Wichtig ist, dass er die erwarteten Leistungen detailliert und eindeutig formuliert.

Sollen Tätigkeiten in Auftrag gegeben werden, die bisher von einem bestimmten Mitarbeiter erledigt wurden, ist es ratsam, diesen zur Vertragsverhandlung mit dem Dienstleister mitzunehmen.

Was in einem Outsourcing-Vertrag alles einfließen könnte, erfahren Sie beim GründerGuide.
http://www.newcome.de/gruenderguide/index.php?catid=&cat2id=14127&oid=12604

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